Cabinets comptables : sous-traiter la saisie pendant la période fiscale
De janvier à mai, les cabinets courent après le temps : bilans, liasses, relances de pièces. Recruter pour quelques mois est difficile, et les collaborateurs expérimentés sont rares. La sous-traitance ponctuelle est une solution souple pour passer le cap.
Un problème bien connu des cabinets
La charge de travail d'un cabinet n'est pas régulière. Les clôtures au 31 décembre concentrent la production sur quelques mois, alors que l'effectif est dimensionné pour l'année. Ajoutez une absence, un départ ou un nouveau client important, et la saisie prend du retard. C'est la révision et le conseil qui en pâtissent.
Le recrutement ne règle pas tout : délais, coût, formation, et un poste à occuper ensuite le reste de l'année.
Le principe de la sous-traitance
Le cabinet confie une partie de la production à une collaboratrice indépendante, sous sa propre responsabilité et selon ses méthodes. Le cabinet reste le seul interlocuteur de son client, garde la supervision et signe les travaux. La sous-traitante exécute, dans le cadre défini par le cabinet.
Les tâches qui se sous-traitent bien
- Saisie des achats et des ventes, à partir des pièces scannées ou des flux fournis par le cabinet ;
- lettrage des comptes clients et fournisseurs ;
- rapprochements bancaires ;
- préparation des dossiers de révision : listes de pièces manquantes, justification de comptes ;
- relance des pièces manquantes auprès des clients du cabinet, au nom du cabinet si vous le souhaitez.
Ce que le cabinet y gagne
| Recrutement saisonnier | Sous-traitance | |
|---|---|---|
| Délai de démarrage | Plusieurs semaines | Quelques jours |
| Coût | Fixe, charges comprises | Variable, à la tâche ou à l'heure |
| Poste de travail | À prévoir | Aucun, travail à distance |
| Après la période fiscale | Contrat à gérer | On arrête ou on garde un volume réduit |
Confidentialité et méthode de travail
Travailler sur les dossiers d'un cabinet demande un cadre clair :
- un accord de confidentialité et un contrat de sous-traitance au sens du RGPD (article 28), qui précise le traitement des données des clients du cabinet ;
- un échange de fichiers sécurisé : espace dédié au cabinet, accès personnel, fichiers chiffrés, pas de pièces qui circulent par mail ;
- les outils du cabinet : plan de comptes, codes journaux, règles d'imputation, et livrables au format d'import de votre logiciel ;
- un point régulier avec le collaborateur référent pour les cas particuliers.
Comment démarrer
- Un échange pour identifier les dossiers et les tâches à confier.
- Un dossier test, sur un mois ou un client, pour valider la qualité et le format de rendu.
- Une montée en charge progressive, avec une facture mensuelle unique qui récapitule les tâches réalisées par dossier.
Carine Sagarra — assistante administrative et comptable indépendante près de Muret (31).
Titre professionnel de gestionnaire comptable et fiscal, trois ans en comptabilité clients et fournisseurs en entreprise.
Prestations à distance, en complément de votre expert-comptable.
