Externaliser sa pré-comptabilité : ce que ça change pour une TPE
Factures dans la boîte mail, tickets dans la voiture, relevés à télécharger… Avant que votre expert-comptable puisse travailler, quelqu'un doit rassembler et organiser tout ça. Ce travail, c'est la pré-comptabilité, et il se délègue très bien.
La pré-comptabilité, c'est quoi exactement ?
La pré-comptabilité regroupe tout ce qui se passe avant l'enregistrement comptable proprement dit :
- collecter les factures d'achat et de vente, les notes de frais, les justificatifs ;
- les trier par mois et par nature, les nommer de façon cohérente ;
- vérifier qu'il ne manque rien en comparant avec les relevés bancaires ;
- signaler les pièces manquantes et les obtenir auprès des fournisseurs ;
- transmettre un dossier propre à l'expert-comptable, au format qu'il demande.
L'expert-comptable, lui, tient la comptabilité, établit les comptes annuels et les déclarations fiscales. La pré-comptabilité ne le remplace pas : elle lui fournit une matière première fiable.
Le coût caché d'un dossier en désordre
Quand les pièces arrivent incomplètes ou en vrac, le cabinet doit trier, relancer, poser des questions. Ce temps se retrouve dans les honoraires, ou dans les retards de bilan. De votre côté, chaque fin de mois ressemble à une chasse au trésor : retrouver la facture du fournisseur de pièces, le ticket du restaurant client, le contrat de leasing…
Pour un dirigeant de TPE, ces heures sont prises sur le cœur de métier : chantiers, atelier, clients. Ce sont souvent les soirées et les week-ends qui y passent.
Ce que vous pouvez déléguer
| Tâche | Fréquence | Ce que vous recevez |
|---|---|---|
| Tri et classement des pièces | Mensuelle | Un dossier rangé par mois et par catégorie |
| Pointage des relevés bancaires | Mensuelle | Un tableau des opérations avec leur justificatif, et la liste des manquants |
| Récupération des pièces manquantes | Au fil de l'eau | Les factures réclamées directement aux fournisseurs |
| Saisie des factures de vente | Hebdomadaire ou mensuelle | Vos factures émises et suivies |
| Préparation de l'envoi à l'expert-comptable | Mensuelle ou trimestrielle | Un dossier complet, au format attendu par le cabinet |
Externaliser ou embaucher ?
Pour une TPE, embaucher une assistante administrative, même à temps partiel, c'est un contrat, des charges sociales, un poste de travail et des heures à occuper même les mois calmes. L'externalisation fonctionne différemment :
- vous payez les tâches réalisées, à un tarif fixé à l'avance ;
- pas d'engagement de durée : le volume suit votre activité ;
- pas de gestion : congés, absences et formation ne sont pas votre problème ;
- une seule facture par mois, qui récapitule tout ce qui a été fait.
Comment ça se passe concrètement
- Un premier échange pour lister vos pièces, vos banques, votre logiciel et les attentes de votre expert-comptable.
- Un espace sécurisé où vous déposez vos documents : PDF, photos de tickets, exports bancaires. Pas besoin de les trier.
- Le traitement chaque mois, à date fixe.
- Le retour dans le même espace : dossier classé, tableau de pointage, liste des pièces à fournir.
Pour qui ?
Artisans, commerçants, professions libérales, petites sociétés de services : toutes les structures où le dirigeant fait tout lui-même et n'a pas de service administratif. On peut commencer par une seule tâche, le tri mensuel des pièces par exemple, et élargir si le résultat vous convient.
Carine Sagarra — assistante administrative et comptable indépendante près de Muret (31).
Titre professionnel de gestionnaire comptable et fiscal, trois ans en comptabilité clients et fournisseurs en entreprise.
Prestations à distance, en complément de votre expert-comptable.
