Relancer ses factures impayées : la méthode en 5 étapes pour les TPE

Pourquoi les impayés s'installent

Dans la plupart des petites entreprises, l'impayé n'est pas le fait d'un client malhonnête. C'est une facture oubliée dans une boîte mail, un bon de commande manquant, une erreur d'adresse, ou un client lui-même tendu en trésorerie qui paie d'abord ceux qui relancent.

Le vrai problème, c'est le manque de suivi : quand on est seul à gérer l'atelier, les devis et les clients, les relances passent après. Et plus une facture vieillit, plus elle devient difficile à récupérer.

Les règles à connaître

Entre professionnels, le Code de commerce (article L441-10) encadre les délais de paiement :

• sans accord particulier : 30 jours après la réalisation de la prestation ou la livraison ;
• délai convenu : au maximum 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat.

Dès le premier jour de retard, et sans relance préalable, deux sommes deviennent dues :

• les pénalités de retard, au taux prévu dans vos conditions de vente. À défaut, c'est le taux de la BCE majoré de 10 points, et jamais moins de trois fois le taux d'intérêt légal ;
• l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture.

Ces mentions doivent figurer sur vos factures. Vous n'êtes pas obligé de les réclamer à chaque fois, mais les rappeler dans une relance est souvent efficace.

La méthode en 5 étapes

1. Une facture claire, envoyée tout de suite

Une facture envoyée trois semaines après la prestation sera payée trois semaines plus tard. Facturez dès la fin du travail, avec le numéro de commande du client si son service comptable en exige un, et vos coordonnées bancaires bien visibles.

2. Un tableau de suivi des échéances

Un simple tableau suffit : client, numéro de facture, montant, date d'échéance, date de paiement, relances faites. Chaque semaine, vous filtrez les factures échues. Sans cet outil, les retards ne se voient qu'au moment où la trésorerie manque.

3. Un calendrier de relance amiable

L'appel téléphonique est l'étape la plus efficace, et la plus repoussée. C'est souvent là qu'on découvre que la facture n'a jamais été transmise au bon service, ou qu'il manque un document.

4. La mise en demeure

Si rien ne bouge, une lettre recommandée avec accusé de réception, intitulée « mise en demeure de payer », fixe un dernier délai, en général 8 à 15 jours. Elle fait courir les intérêts et prépare un éventuel recours. Très souvent, elle suffit.

5. Les recours

• Procédure simplifiée de recouvrement des petites créances (jusqu'à 5 000 €) : elle passe par un commissaire de justice et ne nécessite pas d'aller au tribunal si le débiteur accepte.
• Injonction de payer : une requête au tribunal, rapide et peu coûteuse, quand la créance est certaine.

Bon à savoir : entre professionnels, une créance se prescrit en 5 ans. Mieux vaut cependant agir dans les premiers mois.

Prévenir plutôt que relancer

• Demandez un acompte pour les prestations importantes.
• Vérifiez l'adresse de facturation et le bon interlocuteur dès le devis.
• Proposez le virement et indiquez une référence de paiement : le rapprochement sera plus simple de votre côté aussi.
• Gardez une trace écrite de chaque accord de paiement obtenu par téléphone.

Déléguer les relances

Relancer demande de la régularité, un ton juste et un peu de patience. C'est exactement le type de tâche qui se délègue bien : je tiens votre tableau d'échéances à jour, j'envoie les relances écrites et je passe les appels en votre nom, avec le ton que vous souhaitez. Vous recevez chaque mois un point clair : ce qui est rentré, ce qui est promis, ce qui bloque.