Cabinets comptables : déléguer l'administratif pendant la période fiscale
De janvier à mai, les cabinets courent après le temps : bilans, liasses, et des pièces qui n'arrivent pas. Une bonne partie de ce temps part dans l'administratif. Le déléguer permet à vos collaborateurs de se concentrer sur la production.
Un problème bien connu des cabinets
La charge de travail d'un cabinet n'est pas régulière. Les clôtures au 31 décembre concentrent la production sur quelques mois, alors que l'effectif est dimensionné pour l'année. Et pendant ces mois-là, les collaborateurs passent un temps précieux à réclamer des pièces, classer des documents et relancer des signatures.
Ce temps administratif est pris sur la production, la révision et le conseil.
Les tâches administratives qui se délèguent bien
- Collecte et relance des pièces manquantes auprès des clients du cabinet, au nom du cabinet si vous le souhaitez ;
- tri, numérisation, nommage et classement des documents reçus, dans l'arborescence du cabinet ;
- archivage des dossiers clôturés ;
- courriers et mise en forme de documents, à partir des modèles du cabinet ;
- suivi administratif des lettres de mission : envoi, relance des signatures, classement ;
- agenda : prise et rappel des rendez-vous.
Ce qui reste au cabinet
La saisie, le lettrage, les rapprochements, la révision et plus généralement tous les travaux comptables restent l'affaire du cabinet et de ses collaborateurs. Une assistante administrative indépendante n'y touche pas : elle intervient en amont, pour que les dossiers arrivent complets et rangés.
Pour un renfort en saisie pendant la période fiscale, la bonne formule est un contrat salarié (CDD ou temps partiel) au sein du cabinet.
Ce que le cabinet y gagne
| Administratif fait en interne | Administratif délégué | |
|---|---|---|
| Temps des collaborateurs | Pris sur la production | Consacré à la production |
| Coût | Heures de collaborateur qualifié | Variable, à la tâche ou à l'heure |
| Poste de travail | Occupé | Aucun, travail à distance |
| Après la période fiscale | — | On arrête ou on garde un volume réduit |
Confidentialité et méthode de travail
Intervenir sur les documents d'un cabinet demande un cadre clair :
- un accord de confidentialité et un contrat de sous-traitance au sens du RGPD (article 28), qui précise le traitement des données des clients du cabinet ;
- un échange de fichiers sécurisé : espace dédié au cabinet, accès personnel, fichiers chiffrés, pas de pièces qui circulent par mail ;
- les règles du cabinet : arborescence, nommage des fichiers, modèles de courrier ;
- un point régulier avec le collaborateur référent pour les cas particuliers.
Comment démarrer
- Un échange pour identifier les tâches administratives à confier.
- Une tâche test, par exemple la relance des pièces manquantes sur quelques dossiers.
- Une montée en charge progressive, avec une facture mensuelle unique qui récapitule les tâches réalisées.
Carine Sagarra — assistante administrative indépendante près de Muret (31).
Titre professionnel de secrétaire comptable, trois ans au service comptable d'un groupe industriel.
Prestations à distance, en complément de votre expert-comptable.
